行政書士事務所をどこに設置するのかに目処が立ったら、次は事務所内の備品をどうするのかを考えていきます。私がかなり悩んだのが「固定電話機・FAX・プリンタ(複合機)をどうするか」です。
今回はこれについて書いていきます。色々な選択肢がありますので、自分にあったものを選びたいところですね。
固定電話機・FAX・プリンタ（コピー機）は必須
まず最初に、行政書士として仕事をするのに固定電話機・FAX・プリンタ自体が必須だということには異論はないかと思います。（固定電話でなく携帯で十分という人はいるかもしれませんが、固定電話番号はさすがにとっておきたいです。）
FAX機能なしの固定電話機＋レーザープリンタ複合機
結論から言いますと、私の場合はこの組み合わせがベストだと考えました。以下、どのようにしてこの結論に至ったのか述べていきます。
FAX機能付きの固定電話機を選ばなかった理由
FAXと聞くとまず思い浮かぶのが、
パナソニック おたっくす デジタルコードレスFAX 子機1台付き 1.9GHz DECT準拠方式 ホワイト KX-PD215DL-W
Panasonicのおたっくすシリーズのような、オーソドックスなFAX機能付きの固定電話機ですよね。しかし、私はこのタイプの電話機は選びませんでした。FAX機能付きの固定電話機を選ばなかった理由は、
- 電話機自体が大きい
- ペーパーやインクが無駄になる可能性がある
- 本体のディスプレイで見てから印刷できる機種はディスプレイが小さいし値段も高い
以上です。FAXの使用頻度も考えると、ちょっと無駄かなと思いました。FAX専用のペーパーやインクをわざわざ用意しないといけないのもマイナスポイントでした。後で紹介する複合機なら不要ですからね。
こういった理由から、私はPanasonicのコンパクトなコードレス電話機「RU・RU・RU VE-GDS02DL-T」を選びました。商品画像の通り、丸い親機に子機を突っ込んで立てるだけの形でかなり省スペースですし、コードレスなので使い勝手も良いです。
FAXは複合機で？それともインターネットFAX？
次に、FAX機能付きの電話機を使わずにFAXをどうやって送受信するのかという問題を考えていきます。
FAX自体は行政書士会やお客さんとの連絡などでもまだまだ使う機会がありますので、完全に切り捨ててしまうことは出来ません。個人的にはもうそろそろPDFをそのまま送るとかでも良いのではと思いますが…
まずインターネットFAXを検討【eFax メッセージプラス】
今はインターネットでFAXを送受信出来るサービスがあるので、それをまず検討しました。色々と調べた結果、インターネットFAXを利用する場合は以下の2つのサービスのどちらかにしようと絞りました。
インターネットFAXの特徴としては
- 月額は1000円前後
- FAX専用番号が使える
- インターネット環境があれば送受信OK
- 必要なものだけ印刷出来る
このようなものがあり、かなり魅力的に感じました。
しかし、まだ安定性に少し不安がありそうだったのと、開業して仕事があまりないと思われる時期にFAXに月額1000円前後払う価値はあるのだろうかと考え、私は結果的に導入を見送りました。いずれ利用するということは十分にありえますが。
興味がある人は各サービスの公式サイトで詳細を確認してみて下さい。
FAX機能付きレーザープリンター複合機（A4対応）
FAX機能付き固定電話機・インターネットFAXの導入を見送った私は、最終的にレーザープリンター複合機（プリンタ・FAX・コピー・スキャナ）のFAX機能を使うことに決めました。
「コードレス固定電話機＋複合機」が私のほぼ理想的な組み合わせですが、唯一妥協した部分があります。それはA3対応でないということです。
行政書士の業務にはできればA3が印刷出来るプリンタを持っていた方が良いとは聞いていましたが、散々悩んだ結果、A4対応にしました。
その理由は「A3が必要な時は印刷屋で印刷すればいいや」と思ったからです。事務所の近くに印刷屋がありますので。コンビニでも印刷出来ますが、私は何となく少し抵抗があるので利用しません。
あと、A3対応の複合機はかなり巨大なので…頻繁にA3で印刷する必要のある業務をメインにする場合は不便だと思うので、よく考えて決めた方が良いと思います。
しかし、自分の予想以上にA3印刷の機会が多ければ後々買い換えればいいですし、私はA4対応の複合機を導入することにしました。
FAX機能はレーザープリンター複合機（プリンタ・FAX・コピー・スキャナ）で
行政書士業務にプリンタ・コピー機能のついた複合機は必要ですし、どうせ複合機を買うならFAX機能も付いているものでいい機種はないかと考えました。
導入した機種は
ブラザー レーザープリンター 複合機 A4モノクロ MFC-L2730DN (34PPM/FAX/ADF/両面印刷/有線LAN)
こちらの「brother JUSTIO MFC-L2730DN」A4のモノクロ複合機です。
この機種を選んだ主な理由は
- レーザープリンタ
- FAX機能付き
- 受信したFAXを本体液晶やパソコンで見てから印刷出来る
- パソコンからそのままFAX送信が出来る
- 固定電話機を接続し、「電話なら電話機のベルを鳴らす、FAXなら自動受信」できる
- スマホやタブレットでも使える
- 手頃な値段
- 意外とコンパクト
こんな感じです。
行政書士は書類を作成するのが仕事ですので、水がついたらすぐに滲んでしまうインクジェットプリンタではなく、レーザープリンタの方が良いでしょう。インクジェットプリンタでも顔料インクならあまりにじまないようですが、やはりレーザーの方が良いのではないかと私は思います。
また、自動車登録のOCR申請書などを印刷して使う場合は、インクジェットプリンタは印刷特性によりＯＣＲの読み取りに影響が出るため、レーザープリンタで印刷する必要があります。
私が購入した「brother JUSTIO MFC-L2730DN」はレーザープリンタ、FAX機能も受信したFAXの内容をパソコンで見てから必要なものだけ印刷出来ますし、かなり理想的な機種だと感じました。インターネットFAXと違い、FAX専用番号が欲しい場合は別に取得しないといけないですが。
レーザープリンタってめちゃくちゃ高いイメージがあったんですが、意外と手頃な値段で助かりました。印刷スピードもインクジェットプリンタよりかなり速いので快適です。あと、インクが滲まないのが本当に快適です。
まとめ コードレス電話機＋A4レーザープリンター複合機がおすすめ
この記事では私が固定電話機・FAX・プリンタは何を用意したのかを紹介しました。
個人的には、「FAX機能なしのコードレス電話機とA4のレーザープリンター複合機の組み合わせ」が最もコスパがよくおすすめだと思います。
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