「行政書士事務所の現地調査ってどんなことするんだろう…？」
現地調査を実施する行政書士会へ新規登録申請を考えている方の中には、こんな不安を感じている人もいるのではないでしょうか。行政書士会による事務所の現地調査は実際何をするのか、どう対応すればいいのか分からないという人も多いと思います。
そこで今回は、私の時の行政書士事務所の現地調査の様子と流れ、必要な備品を紹介します。
行政書士事務所 現地調査の時点でオフィス家具などの備品はどの程度揃っていればいい？
現地調査の時点でどの程度、事務所に備品が揃っていればいいのかは、行政書士新規登録申請予定の各都道府県の手引きにも書いてあると思うので一度確認してみて下さい。
参考までに、私が行政書士事務所の現地調査時点で揃えていたのは
- 事務机・椅子
- 電話
- 複合機（FAX・プリンタ・コピー）
- パソコン
- 鍵付書庫
- レターケース
- 応接セット
以上です。
この時点ではまだ本棚は事務所に設置しておらず（最終的に本棚は流用するのですが、関係ない本がたくさん収納してあったので他の部屋に置いていました）、事務机に数冊の本をブックエンドを使って並べていただけでしたが「本棚は業務用図書が増えてきたら設置予定です」で問題ありませんでした。
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行政書士事務所の現地調査に向けて準備しておくのをおすすめする物など
事務所の現地調査では、行政書士会の先生がわざわざ自分の事務所予定地まで来てくれます。最寄り駅などで出迎える必要すらありません。
事務所調査とはいえ初めての来客ですので、最低限のおもてなしはしたいところです。具体的には、
- お茶
を出しましょう。
コーヒーは苦手な人や、においを気にして仕事中は飲まない人などもいるのでやめといた方が無難です。お茶菓子まではいらないと思います。
靴を脱いで上がるタイプの事務所（自宅開業など）の場合はスリッパなどもあると良いですね。
これらは「絶対に出さないといけない」というわけではありませんので、そんなのどうでもいいという人はここは無視して下さい。個人的には出して損はないとは思いますが…。
あと、当たり前ですが、掃除はしっかりとしておきましょう。服装もなるべく普段着ではなく、ちゃんとした格好をした方がいいでしょう。行政書士登録前の事務所の現地調査とはいえ、事務所への来客ですからね。
行政書士事務所 現地調査の所要時間
行政書士事務所の現地調査で気になることの一つは、「現地調査はどれくらいの時間がかかるの？」ということでしょう。
「ピンポン」とチャイムが鳴ってから行政書士会の先生が帰られるまで、大体30分弱くらいだと思います。所要時間は事務所調査後の話や、事務所に不備があるかどうかにもよって多少変わってくると思います。
行政書士新規登録申請 事務所の現地調査の流れ
事務所の調査現地自体はすぐに終わります。
まず、事務所の現地調査予定時刻くらいにチャイムが鳴ります。
出るとおそらく相手が「○○行政書士会のXXです。」のように名乗られますので、「はじめまして、○○と申します。本日は遠いところお越しいただきありがとうございます。よろしくお願いします」みたいな感じで挨拶すれば良いでしょう。
もう少しこちらから話しかけたい場合は無難に天気の話や、「提出した事務所の位置図でここがちゃんと分かりましたか？」みたいなことを聞けば場が持ちます。
挨拶が済んだら、あとは行政書士会の先生が順番に進めてくれると思います。あまり緊張せずにその後の流れはお任せして聞かれたことに答えていけば大丈夫です。相手は事務所調査には慣れてると思いますし。
申請用紙に貼った写真を見て、事務所の入り口から事務所までの経路が写真の通りか、独立性が保たれているかを「この写真に写ってるのがここです」とか言って確認しながら事務所まで一緒に行きます。
次に、事務所内の配置図、事務所内部の写真の通りに事務所の実態があるかどうかを確認します。ここは、提出した写真と配置図どおりにオフィス家具や機器を配置しておくとスムーズでしょう。
真夏・真冬の場合や、駅からものすごく遠いところに来てもらった場合、先にお茶を出して一息ついてもらってから事務所内部の調査を始めると良いかもしれません。相手も疲れてるでしょうし…、大丈夫ならそのまま始められると思います。
事務所内部の確認がひと通り終わったら応接セットに向かい合って座り、今後の行政書士登録の流れ（このまま不備がなければ1ヶ月くらいで登録が完了するなど）を軽く説明されて終わりです。
事務所の現地調査終了後は多分人によりますが、質問をしたり、世間話をしたりする時間を少し取れると思います。特に何もなければ、もうそこで全部終了です。
私は
- 毎月どれくらいの人数が新規登録するのか
- 兼業の方も多いのか
- 自宅事務所は多いのか
など、定番の質問をいくつかしました。
最後は「本日はお忙しいところお越しいただきありがとうございました。登録申請の件、よろしくお願いいたします。お気をつけてお帰り下さい。」のように言えば大丈夫でしょう。
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